privacybeleid

Versie 1.0, 22 september 2026. Deze verklaring vervangt die van 26 april 2023.

waar dit over gaat

Deze verklaring gaat over de website unexus.nl. Ze geldt voor jou als je de site bekijkt, een formulier invult, je aanmeldt voor een nieuwsbrief of ons via de site een bericht stuurt.

Ze gaat niet over het Unexus-platform zelf. Werk je bij een klant van ons met Unexus, of bel of chat je met een organisatie die Unexus gebruikt? Dan is die organisatie verantwoordelijk voor jouw gegevens. Wij werken dan in opdracht van hen. Voor die situatie komt een aparte verklaring. Tot die tijd kun je terecht bij de organisatie waarmee je contact had, of bij ons.

We hebben dit in gewone taal geschreven. Staat er toch iets dat je niet begrijpt? Mail ons dan. Dat is sneller dan het zelf uitzoeken.

wie wij zijn

Unexus B.V.
Oude Utrechtseweg 24
3743 KN Baarn
KvK 74840266

Vragen over privacy: privacy@unexus.nl
Algemeen: info@unexus.nl of 088 7620 400

Wij zijn verantwoordelijk voor alles wat in deze verklaring staat. Dat betekent: wij bepalen wat er met je gegevens gebeurt, en je kunt ons daarop aanspreken. We hebben geen aparte functionaris voor gegevensbescherming; dat is voor een bedrijf als het onze niet verplicht. Mail je naar het privacyadres, dan komt dat bij de mensen die erover gaan.

in het kort

• We bewaren alleen wat je zelf invult, plus wat technisch nodig is om de site te laten werken.
• We verkopen niets door en we maken geen profiel van je.
• De site draait bij Microsoft in Nederland. Wat je invult, komt bij ons terecht en bij niemand anders. Alleen de nieuwsbrief loopt via Mailchimp.
• Alleen als je daar ja op zegt, meten we met Google Analytics hoe de site wordt gebruikt. Zeg je nee, dan meten we niets.
• Je kunt altijd vragen wat we van je hebben, en het laten aanpassen of verwijderen.

als je de site bekijkt

De site bestaat uit gewone webpagina’s. Om ze te bekijken hoef je niets in te vullen. Drie dingen gebeuren er altijd, en een vierde alleen als je daar ja op zegt.

Wat er niet is: advertentiecookies, trackingpixels, een chatwidget of knoppen van sociale media die je volgen. Wat er precies wel en niet op je apparaat komt, staat op de cookiepagina.

als je een formulier invult

Alles wat je in een formulier invult, komt in onze eigen mailbox. Het gaat daarheen via onze eigen omgeving bij Microsoft; er zit geen formulierendienst van een ander bedrijf tussen. Alleen de aanmelding voor een nieuwsbrief gaat niet naar de mailbox maar naar Mailchimp, zie verderop. Wat we vragen, hangt af van het formulier.

Bij elke inzending bewaart ons systeem ook vanaf welke pagina en op welk moment je het formulier verstuurde. Van elke inzending blijft 90 dagen een kopie in het technisch logboek van onze omgeving bij Microsoft. Zo kunnen we nakijken wat er misging als een bericht niet aankomt. Je IP-adres gebruiken we alleen om te voorkomen dat iemand honderden formulieren per uur stuurt. Daarvoor onthouden we het een uur, en daarna is het weg.

Waarom we dit mogen. Vul je een formulier in, dan vraag je ons iets. Om te antwoorden hebben we die gegevens nodig. De wet noemt dat een gerechtvaardigd belang. Gaat het om een offerte of een overeenkomst, dan is het de voorbereiding van die overeenkomst.

Hoe lang. We bewaren je bericht zolang we ermee bezig zijn, en daarna nog twee jaar. Zo weten we wat er is afgesproken als je later terugkomt. Wordt je organisatie klant, dan gaan je gegevens over naar het klantdossier. Daarvoor geldt dan de verklaring voor klanten.

als je ons mailt of belt

Mail of bel je ons via een adres of nummer van de site? Dan bewaren we je bericht, of een notitie van het gesprek, om je te helpen. Daarvoor geldt hetzelfde als voor de formulieren: zolang nodig, en daarna nog twee jaar. Telefoongesprekken nemen we niet op.

nieuwsbrieven

We hebben drie nieuwsbrieven: de Unexus-nieuwsbrief, WhatsNew voor gebruikers en de Partner Update voor partners. Meld je je aan, dan sta je direct op de lijst. Krijg je een nieuwsbrief die je niet wilt, of heeft iemand anders jouw adres ingevuld? Meld je af via de link onderaan, of mail ons. Dan halen we je van de lijst.

De lijsten staan bij Mailchimp, een Amerikaanse dienst. Mailchimp is aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework, de afspraak tussen Europa en de Verenigde Staten over de bescherming van gegevens. Daarnaast hebben we met Mailchimp de vaste Europese afspraken gemaakt die daarvoor bestaan. Mailchimp meet of een mail is geopend en waarop is geklikt. Dat gebruiken we om te zien welke onderwerpen werken; we kijken niet per persoon.

Je staat op de lijst tot je je afmeldt. Dat kan onderaan elke nieuwsbrief, met één klik. Binnen een maand daarna zijn je gegevens uit de lijst. Dit doen we op basis van jouw toestemming.

solliciteren

Solliciteer je via de site, dan lezen alleen de mensen die over die vacature gaan je gegevens. We vragen geen referenties op zonder het jou te zeggen, en we zoeken je niet na op sociale media zonder dat je het weet.

Word je niet aangenomen, dan verwijderen we je gegevens uiterlijk vier weken na het einde van de procedure. Wil je dat we je in beeld houden voor een volgende vacature? Zet dan het vinkje daarvoor in het formulier. Dan bewaren we je gegevens hoogstens een jaar, en dat is de enige plek op de site waar we je om toestemming vragen. Je kunt die toestemming altijd intrekken met een mail. Word je wel aangenomen, dan gaan je gegevens over naar je personeelsdossier.

met wie we je gegevens delen

We geven je gegevens niet aan anderen. De enige uitzondering zijn de bedrijven die de site en onze mail voor ons draaien. Die mogen er niets anders mee doen dan wat wij vragen, en dat hebben we met elk van hen schriftelijk vastgelegd.

Alleen als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld bij een bevel van de rechter, geven we gegevens aan een overheid.

waar je gegevens staan

De site, de formulieren en onze mail staan bij Microsoft in Nederland. Drie diensten staan (ook) in de Verenigde Staten: Adobe Fonts, Mailchimp en, alleen als je ja hebt gezegd, Google Analytics. Voor die drie geldt het EU-VS Data Privacy Framework. Door die afspraak horen je gegevens daar even goed beschermd te zijn als hier. Waar dat kan, hebben we er ook de Europese standaardafspraken naast gezet.

hoe lang we wat bewaren

hoe we je gegevens beveiligen

Unexus is ISO 27001-gecertificeerd. Dat is de internationale norm voor informatiebeveiliging. Een onafhankelijke partij toetst elk jaar of we ons eraan houden. Voor de site betekent het onder meer: de verbinding is altijd versleuteld, de formulieren komen alleen bij de mensen die ze nodig hebben, en onze systemen zijn beveiligd met een tweede stap bij het inloggen. Meer over hoe we werken staat op security & compliance.

Gaat er toch iets mis met je gegevens, dan melden we dat bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Kan het voor jou gevolgen hebben, dan melden we het ook bij jou.

wat jij kunt vragen

Je hebt het recht om te weten wat we van je hebben, en om het te laten aanpassen of verwijderen. Concreet kun je vragen om:

• Inzien. Welke gegevens we van je hebben, waarvoor en hoe lang.
• Aanpassen. Klopt er iets niet, dan zetten we het recht.
• Verwijderen. We verwijderen je gegevens, tenzij we ze volgens de wet moeten bewaren.
• Bezwaar. Wil je niet dat we je gegevens voor iets gebruiken, dan stoppen we daarmee, tenzij er een zwaarwegende reden is om door te gaan.
• Toestemming intrekken. Voor de nieuwsbrief, voor het een jaar bewaren van je sollicitatie, of voor de bezoekersstatistieken (op de cookiepagina). Dat geldt vanaf dat moment; wat daarvoor gebeurde, blijft in orde.
• Meenemen. Je krijgt de gegevens die je ons hebt gegeven in een gangbaar bestand.

Mail naar privacy@unexus.nl. We antwoorden binnen een maand. Om zeker te weten dat we met de juiste persoon praten, kunnen we je vragen iets te bevestigen. We vragen nooit om een kopie van je identiteitsbewijs.

niet tevreden?

Vind je dat we niet goed met je gegevens omgaan? Zeg het ons dan eerst; meestal lossen we het samen op. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

als deze verklaring verandert

Zetten we iets nieuws op de site dat gegevens verwerkt, dan passen we deze verklaring aan voordat het live gaat. Bovenaan staat altijd de datum en het versienummer. Is het een grote verandering, dan zeggen we dat ook op de pagina zelf.